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Case-02

新卒採用活動のためのケース研究

年間58回の会社説明会を全廃して新たな採用フローを確立

企業アウトライン

  • 本社地域:関東エリア
  • 事業内容:情報システム及び情報処理機器の開発、販売並びに情報サービスの提供
  • 勤務地域:全国
  • 採用対象:文理
  • 採用人数:120名(文理半々)
  • 採用実務担当者人数:3名

キーワード

☑採用スタッフの働き方改革

☑通常会社説明会全廃

☑WEB説明会オンデマンド

情報システム会社の新卒採用ケーススタディ
新卒採用の成功と人事・採用部門の「働き方改革」の両立が求められています

これまでの採用活動のポイントと問題点

採用広報

  • 就職サイト
  • 自社ホームぺージ
  • 学内セミナー
  • 各種イベント出店

インターンシップ

  • 開催時期:12月~2月
  • 開催地:東京、名古屋、大阪
  • 内容:1Day型、1W型ほか

会社説明会

  • 開催時期:3月~7月
  • 開催地:札幌、仙台、東京、新潟、長野、名古屋、大阪、福岡・・全国15カ所 58回 
  • 会社説明会動員人数目標:3000名
  • 内容:企業の説明2時間と先輩社員からの仕事紹介

採用プロセス

  1. 説明会参加(参加必須)
  2. ES提出(ES選考)
  3. 選考会-複数回(説明会開催地)
  4. 最終面接
  5. 内定

数年間の変化

  • 働き方改革で採用スタッフの残業時間を減らす
  • 「会社説明会動員数」を軸とした旧来型採用活動の見直し

 これまでの考え方では、会社説明会への学生動員を増やすことが採用成功へのポイントだと考え、開催地域と開催回数を増やすことでとにかく動員数確保を目指していました。そのため、全国15カ所で年間60回弱の会社説明会を実施しており、約3000名の動員数を目標にしていました。しかし、この数年は説明会への動員人数も思ったほど伸ばすことができない状況でもありました。

 一方で、働き方改革が経営テーマになってきており、残業時間の削減が強く求められています。社内の旗振り役でもある人事部門が率先して進めるべきところですが、新卒に関わる採用スタッフの残業時間を減らすことが非常に難しいのも事実でした。更に、これまで会社説明会へ協力してもらっていた社員の参加も厳しくなり、根本的な見直しが必要となっていました。

働き方改革の実現には会社説明会の運営が課題に!

 年間58回開催していた会社説明会を継続しながら、自分たちの働き方改革を行うには、採用スタッフ数をこれまでの倍増以上、そして会社説明会へ参加享禄してもらう現場社員の業務量削減を行うことが必要になります。しかし、現実的にこの2つの解決策は不可能でした。

リアル会社説明会の全廃

約3000名の動員を目標に実施していた会社説明会を全廃する不安

 これまで採用活動の要であった会社説明会を現状のまま実施することが難しいことはわかっていましたが、多少は会社説明会を残しながら一部をWEB説明会で補うという考え方もありました。しかし、最終的には会社説明会を全廃し、すべて「WEB会社説明会」へ置き換えることにしました。

 この決断に至るには2つの要因があります。1つは、中途半端に会社説明会を行うことで、残業削減の問題解決ができなくなるのではといった点。2つ目は、学生のスマホ利用状況の変化です。あらゆるデータにおいて、スマホの利用が急増しており、数年前までの常識が全く通用しない変化のスピードを感じたからです。スマホでの動画視聴も学生の中では一般的になっており、WEB説明会の中に、しっかりと情報を入れることができれば、十分に会社説明会の代替ツールになると判断しました。

新たな採用活動フローの検討・導入

WEB説明会を効率的に使うための採用フローの検討

 これまでの採用フローでは、①プレエントリー受付、②会社説明会の参加予約、③予約者への参加証送信、④会社説明会参加といったフローになっていました。

 そこで、当初はA案のように、プレエントリー後、WEB説明会の予約をしてもらい、予約者へWEB説明会の視聴情報を送付するフローを検討してました。こうすることで、これまでの採用フローを踏襲することができると考えたからです。

 しかし、WEB説明会の機能を考えるとわざわざ事前予約をさせる必要はなく、B案(プレエントリー者全員へWEB説明会を届ける=お届け型)のようにプレエントリー者全員にWEB説明会視聴情報を送付する方が、学生との接点を最大化でき、これまで以上にES提出数を増やせる可能性があると考えB案の導入を決定しました。

これまでの採用フロー

プレエントリー受付

会社説明会の予約

会社説明会参加証送付

会社説明会参加

目標:3000名

ES提出

※締切日を複数回設定

A案 事前予約型WEB説明会

プレエントリー受付

WEB説明会の予約

WEB説明会
視聴情報の送付

WEB説明会視聴

ES提出

※締切日を複数回設定

B案 お届け型WEB説明会

プレエントリー受付

WEB説明会
視聴情報の送付

WEB説明会視聴

ES提出

※締切日を複数回設定

数千名の学生に対応するWEB説明会配信システムの選定

 この時問題になったのは、WEB説明会を数千名規模の学生が、安定した視聴環境を用意する必要があるという点です。仮に一般的なWEBサイトでWEB説明会の配信を行った場合、学生からのアクセスが集中した場合、webサーバーの処理能力を超え、遅延の発生や最悪の場合サーバーダウンが起きることが予測されます。こうした問題が発生しないように最適なシステムを構築・選択することが必要でした。

採用活動の成果と今後について

採用スタッフのパワーとコストの大幅削減・効率的な採用活動を実現

WEB説明会視聴人数は、リアル説明会時の約4倍へ・ES提出人数は20%UP

 プレエントリー学生全員へWEB説明会の視聴情報をお知らせする事で、WEB説明会の視聴人数は、これまでのリアル会社説明会への参加人数と比べ約4倍に増加。その後のES提出数も20%アップとなった。

年間58回開催の会社説明会をゼロに・約1000万円のコスト削減に成功

 会社説明会をゼロにすることで、スタッフや社員の拘束時間の削減、会場費用・スタッフの移動交通費・宿泊費、資料費など年間1000万円を超えるコストの削減に成功。また採用スタッフの残業時間も大幅に低減。

学生のWEB説明会の利用シーンは、ES作成時と面接時の2つのシーンで利用される

 WEB説明会の視聴データを分析すると、ES作成時にピークになっていることは想定通りですが、意外だったのが面接時期にも小さなピークができるという点です。今後は、面接など選考中に提供する新たな動画コンテンツをつくり、動機付けや辞退抑制を狙いとした運用も検討しています。