動画を利用して本社と各事業所の情報共有を行うシステム | 株式会社ビューポイントウェア|

社内情報共有ナレッジシステム

ナレッジ情報を動画システムを活用して、早く、簡単、安く、安全に共有する 『PLAIN60seconds 社内ナレッジシステム』

動画を使った社内情報のナレッジを始めませんか?

本社・本部から各事業所・拠点へ情報を発信している企業様に最適な仕組みとなっています。

PLAIN60seconds社内ナレッジシステムの概要

本社・本部から各事業所・拠点へ定期的に情報を発信している皆様

うまく伝わらないジレンマに陥った経験をみなさんお持ちではないでしょうか。また、経営者のトップスピーチを一言一句漏らさずにテープ起こしを行い、全社員に一斉メール送信しているような共有の仕方も多いのではないでしょうか?しかし、果たして何人の社員がこのメールを読んでいるのかと想像すると不安が生まれるものです。また、本部では、季節のキャンペーン情報や販売方法の指示のため、全国各拠点を出張して回ることも多いと思いますが、時間とコストを無駄に感じたことはないでしょうか。これからは、本社で撮影した動画情報を、指定のシステムにアップロードし、URL(パスワード付)をメールで送信するだけで、瞬時に動画情報を届けることが可能です。視聴側は、スマホ、タブレット、パソコンから視聴できますから確実に情報を届けることができます。視聴する側も、写真とテキストの紙情報を読み込むよりも、熱意や想いが見える動画メッセージを視聴することで高いモチベーションを保つことができます。

早く、簡単、安く、安全に動画ナレッジを共有できる『PLAIN60seconds社内ナレッジシステム』で業績向上を実現しませんか?

利用方法の手順
STEP1.動画の撮影

社内でナレッジしたい情報を動画で撮影します。

メッセージ(社長・本部長など)を撮影するケース

 三脚などカメラを固定しての撮影を推奨します。音声がしっかりと録音されているか注意して撮影します。

勉強会を撮影するケース

 勉強会全体を撮影するよりも発言者を中心に撮影します。この時も音声がしっかり録音されているかを確認します。

STEP2.動画の編集

外部へアウトプットする広告とは異なり、内部ナレッジということであればできるだけ手間をかけないで行うのがポイント。

撮影素材の中で必要無い部分をカットする程度で作成することを推奨します。

ビデオカメラをご利用の場合は付帯品として編集アプリが備わっています。スマートフォンではPCへファイルを移動して作業もできますし、スマートフォンアプリとして動画編集ソフトも豊富になっていますのでご都合の良いソフトをご利用ください。

※最終的に生成する動画ファイル形式は以下のいづれかになるように設定してください

利用可能な動画ファイル形式:3gp、wmv、mov、mpeg、flv、mp4、mkv(H.264+FLAC)

STEP3.動画ファイルをPLAIN60secondsへアップロード

パソコンからPLAIN60secondsへアクセスし、動画をアップロードします。この時にパスワードも設定します。数分~15分程度でアップロードは完了します。

アップロード可能なファイルの大きさは最大400MBまでとなっています。(動画ファイルの撮影サイズにもより異なりますが30分程度の動画もアップロード可能です ※1)

※1:撮影時、編集時の画像サイズや設定により大きく異なりますので、お困りの場合はお気軽にサポートセンターへお問い合わせください

STEP4.対象者のメールにURLを貼り送信

社内の共有対象者にURLとパスワードを送信すれば完了。

※URLとパスワードは別メールで送信することを推奨します。

導入ケース例
大手小売業 D社のケース
全国に200店舗展開している小売業

 

【導入前の店舗間共有の状況】

毎週社長のメッセージをメールに記載して数千名の全社員へメール送信

担当秘書がメッセージを録音し、その後テープ起こしを行いメールを作成。確認後送信を行っていた。実際の配信は翌日になる場合も多く、情報が全国に遅れて届く状態であった。一方で社員がどの程度読んでいるかについては確認が難しく、効果に疑問も感じていた。

新商品発売時、本部のスタッフが手分けし全国の店舗で勉強会を開催

勉強会の資料を作成、人数分の資料をコピーし全国出張を行うのが定例業務になっていた。全国を回るため交通費・宿泊費の負担も大きく、また全国を回り終えるのに10日間程度かかるため、情報の浸透スピードに疑問を感じていた。

PLAIN60seconds社内ナレッジシステム導入後の変化

社長メッセージはすべて動画で撮影しその後すぐに簡易編集、アップロード、メール送信することで数時間後には情報を発信できるようになった。各事業所にあるタブレット端末で簡単に視聴できるので、社員は空いた時間に自由に視聴でき、情報の共有浸透度が高まっている。

これまで季節ごとに全国出張で勉強会を行っていたが、動画による情報共有が可能になったことで、適宜勉強会動画を作成・発信を行えるようになった。多い月では10種類の勉強会情報の発信を行っている。各事業所の社員もタブレットで視聴できるため交替で視聴したり、興味のある内容は複数回視聴することが好評となっている。

運用担当者が語る成果

  1. これまで勉強会開催に掛かっていた交通・宿泊費用を大幅に削減。

  2. 会議などで出た新しいアイディアをすぐに共有できるスピード感が出た点。

  3. 現場メンバーの休日出勤や閉店後に集まる回数が減りモチベーションアップになっている点。

  4. その結果、全社の休日出勤や残業時間を削減できている点も導入の成果。

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